Bestuurssecretaresse

MBO4 I Schaal 8 I jaarcontract met zicht op onbepaalde tijd I 36 uur

Je start je werkdag met een korte afstemming met je twee collega’s en hebt al snel scherp wat prioriteit heeft. Een agenda wijzigt, een overleg vraagt voorbereiding en collega’s rekenen op jouw ondersteuning. Jij houdt overzicht, schakelt soepel en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Met jouw ervaring, zorgvuldigheid en vooruitziende blik kan het bestuur vertrouwen op een stevig georganiseerde ondersteuning.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse werk je fulltime, waarbij je in ieder geval op woensdag en vrijdag de spil bent in de ondersteuning van het bestuur. Mede dankzij jou loopt alles achter de schermen soepel en kunnen bestuurders vertrouwen op een goed georganiseerd secretariaat.

Je beheert complexe agenda’s en zorgt dat alles logisch in elkaar past, ook als plannen op het laatste moment veranderen. Je bereidt vergaderingen en overleggen voor, zorgt dat stukken compleet en op tijd klaarstaan en legt afspraken en besluiten zorgvuldig vast. Ondertussen houd je grip op mailboxen, acties en lopende zaken en dat zijn er vaak veel tegelijk.

Je organiseert bijeenkomsten en evenementen en bent betrokken bij bestuurlijke processen, zoals koninklijke onderscheidingen. Je regelt, stemt af en zorgt dat alles klopt. Daarbij werk je nauw samen met collega’s binnen en buiten het secretariaat.

In deze functie lopen veel zaken door elkaar en kunnen prioriteiten gedurende de dag verschuiven. Juist dan breng jij rust, overzicht en structuur. Je houdt scherp wat nodig is, stelt prioriteiten en zorgt dat het werk zorgvuldig doorgaat.

Dit bieden we jou

• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden; een mooi salaris volgens schaal 8 van de cao gemeenten (max.€4.556,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband) een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05%, reiskostenvergoeding, een pensioenregeling via ABP en korting op diverse verzekeringen. 
• Een afwisselende baan; de ene dag ben je bezig met complex agendabeheer en de andere dag met de aanvraag van een koninklijke onderscheiding.
• Volop kansen om te ontwikkelen via opleidingen, cursussen en workshops.
• Ruimte voor jouw ideeën; als jij denkt dat het anders kan staan we daarvoor open.
• Uitstekende werk-/privébalans; je krijgt van ons een laptop en een mobiele telefoon, zodat je zowel thuis als op kantoor kunt werken.
• Aandacht voor jouw vitaliteit; deelname aan ons vitaliteitsprogramma, jaarlijks meerdere activiteiten met de hele organisatie en het team en een gezellig werkcafé!

Wie ben jij?

We zijn allemaal anders en dat is mooi. Dat maakt dat we samen veel meer bereiken dan alleen. Tóch hebben al onze secretaresses een aantal dezelfde kenmerken. Herken jij jezelf hierin? 

• Je werkt zelfstandig, ziet wat nodig is en pakt zaken proactief op.
• Je denkt vooruit en zorgt met een dienstverlenende houding dat processen soepel blijven lopen.
• Je voelt goed aan wat er speelt en beweegt met tact en professionaliteit binnen een bestuurlijke omgeving.
• Je brengt rust en overzicht, ook wanneer de werkdruk oploopt en er veel tegelijk speelt.
• Je staat stevig in je schoenen en stelt op een prettige en duidelijke manier grenzen.
• Je schakelt soepel tussen verschillende taken en houdt daarbij overzicht.
• Je werkt zorgvuldig en vindt het belangrijk dat de kwaliteit van je werk klopt.
• Je hebt ervaring in een rol waarin je intensief hebt ondersteund en beschikt over een sterk organiserend vermogen.
• Je hebt affiniteit met een bestuurlijke omgeving, zoals de gemeente.
• Je werkt gemakkelijk met digitale systemen.

Dit zijn wij

Wij zijn trots op onze gemeente met meer dan 30.000 inwoners, 16 dorpen en veel groen. Iedere dag zetten wij ons in voor onze mensen en bedrijven. We openen deuren naar nieuwe manieren van doen en kijken verder dan onze landschappen reiken. Ons motto? Het kan wél. 

Werken voor Opsterland betekent werken met 300+ enthousiaste en gezellige collega’s. Een goede werksfeer, aan humor geen gebrek, belangstelling voor elkaar en een high five voor een slimme oplossing. We staan open voor iedereen. En bij ons mag je zijn wie je bent. Je krijgt de ruimte om je werk in te richten zoals bij jou past. We vinden jouw ontwikkeling belangrijk en dragen daar graag aan bij. En we moedigen je aan om op avontuur te gaan. Opsterland geeft je de ruimte, pak jij ‘m?

Heb je vragen?

Laat het weten! Ik ben Dian Hagenus (teammanager) en mijn telefoonnummer is 06 30 58 97 68. Je mag me ook een WhatsAppbericht sturen. Elkaar ontmoeten en samen een bakje koffie drinken kan ook! 

Enthousiast geworden?

Laat zien wie je bent en solliciteer! Wie weet wordt dit het begin van een mooi avontuur. Benader ons op een manier die bij jou past. Dit mag met een brief en cv, een sollicitatievideo of op een andere manier. Wij laten ons graag verrassen! Jouw reactie is welkom tot en met 18 juni.