Hoe stuurt u een factuur naar de gemeente?

U kunt een factuur mailen, per post versturen of een E-factuur sturen. Het factureren via E-facturen heeft onze voorkeur. 

E-facturen

U kunt de E-factuur via het Peppol-netwerk naar de gemeente Opsterland sturen op basis van koppeling met de volgende nummers:

  • Identificatienummer (OIN): 00000001001950149000
  • Kamer van Koophandel nummer (KvK): 01175380
  • (BTW nummer): NL 001950149B01

Voorwaarden voor aanlevering van facturen via de mail of post

Adres

Stuur uw factuur naar het centrale adres van de gemeente: gemeente Opsterland, Postbus 10.000, 9244 ZP Beetsterzwaag of per e-mail naar facturen@opsterland.nl.

Het versturen van een pdf-factuur

  • De PDF factuur kan per mail worden verstuurd naar facturen@opsterland.nl.
  • Na verzending van uw PDF factuur zult u vanuit Factuurportal per mail notificaties ontvangen over de status van de verwerking in Factuurportal.
  • De goedkeuring van de factuur en daadwerkelijke betaling vindt plaats bij de gemeente.

Gegevens

Vermeld de volgende gegevens op de factuur:

  • Naam van degene die bij u de bestelling heeft gedaan
  • Het opdrachtnummer (indien bekend) 
  • Een duidelijke btw-specificatie.

De factuur wordt getoetst aan de eisen die de belastingdienst aan de factuur stelt. Kijk voor meer informatie hierover op de website van de belastingdienst.(externe link)

Aanvullende eisen

Om te zorgen dat de PDF factuur daadwerkelijk snel en geautomatiseerd kan worden verwerkt, zijn er een aantal eisen en wensen met betrekking tot de aanlevering van de PDF factuur per mail waar u rekening mee dient te houden:

  • We ontvangen uw factuur uitsluitend in een e-mail aan de hiervoor vermelde e-mail adressen;
  • U kunt maximaal één factuur per mailbericht sturen;
  • De mail mag als geadresseerde (bij “Aan…”) alleen het mailadres van de gemeente bevatten. Er mogen wel andere geadresseerden als kopie (“CC…”) opgenomen worden;
  • De factuur bij voorkeur als “readable PDF” aanleveren (via “save as…. PDF”) of UBL;
  • De factuur dient alle wettelijke vereiste informatie te bevatten van de Belastingdienst. Zie hiervoor www.belastingdienst.nl. Voor de volledigheid hebben we deze punten als bijlage bij deze brief opgenomen;
  • Naast deze wettelijke vereisten, dient bij het opstellen van de factuur het volgende in acht genomen worden: Codering/verantwoordelijke binnen onze gemeente/eventueel verplichtingnummer (indien van toepassing)
  • De factuur mag voorzien zijn van bijlagen (b.v. prestatieverklaring/urenspecificaties). Deze kunnen in meerdere bestandsformaten worden aangeleverd (PDF, MS-Office, JPEG etc.);
  • Indien er meerdere PDF bestanden in een mail zitten (factuur + bijlagen) zorg dan dat in de bestandsnaam van de factuur het woord ‘factuur’ voorkomt en in de bestandsnaam van de bijlage dit woord niet voorkomt;
  • Ook creditfacturen kunnen via Factuurportal verwerkt worden. Ook deze kunnen in PDF per mail worden gestuurd. Hiervoor gelden dezelfde aanlevereisen als bij een reguliere factuur.

Herinneringen, aanmaningen en vragen

Herinneringen, aanmaningen en vragen omtrent facturen dienen rechtstreeks gestuurd te worden aan infofacturen@opsterland.nl. Deze berichtgevingen kunnen namelijk niet via het reguliere factuur mailadres en Factuurportal verwerkt worden.

Btw-identificatienummer vermelden

Het btw-identificatienummer is het nummer waaronder u als ondernemer bij de belastingdienst staat geregistreerd. Een btw-identificatienummer heeft altijd 14 posities en begint in Nederland met NL, bijvoorbeeld NL001234567B01.

We kunnen uw factuur alleen in behandeling nemen wanneer deze voldoet aan de bovenstaande voorwaarden. Mocht u niet over een juiste factuur beschikken, dan kunt u een modelfactuur gebruiken.

Meer informatie

Mocht u hierna nog vragen hebben over het aanleveren facturen aan de gemeente dan kunt u contact opnemen met de gemeente Opsterland, afdeling FA