Secretaresse (24-36 uur per week)

Alle ruimte en beweging in Opsterland

Bossen en weilanden, natuur, water en 16 mooie dorpen, dat is Opsterland op zijn best. Een gemeente waar het prettig wonen, werken en recreëren is. Een gemeente die vooruit wil én vooruit gaat. Als er iets gedaan moet worden, zetten we samen de schouders eronder. Waar het gemeenschapsgevoel groot is en bewoners en bedrijven de ruimte krijgen om initiatieven te ontplooien om samen te bouwen aan deze mooie gemeente.

Onze gemeente is goed bereikbaar dankzij de ligging langs de snelweg A7 en N381. Grote plaatsen als Heerenveen en Drachten zijn in 10 minuten bereikbaar en Groningen en Leeuwarden binnen 30 minuten.

Ben jij organisatiesensitief, persoonsgericht en kun je een goede afweging maken wat betreft de urgentie tussen lopende en nieuwe zaken? Weet jij zowel intern als extern de je weg te vinden? Weet jij met tact en doorzettingsvermogen de beste planning te realiseren?

Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zoeken een bevlogen, nauwkeurige en communicatief sterke

Secretaresse (24-36 uur per week)

voor ons bestuur

Wat ga je doen?

Als gastheer/gastvrouw van onze gemeente spreek en/of ontvang je mensen uit alle lagen van de maatschappij, zoals organisaties van plaatselijk belang, externen en maatschappelijke organisaties. In deze functie is het gevoel voor onderlinge verhoudingen, overtuigingskracht, daadkracht, discretie en accuratesse belangrijk.

Je beweegt je in figuurlijke zin flexibel door de organisatie en je voelt in alle hectiek die de functie met zich meebrengt precies aan wat er moet gebeuren. Je schaakt op meerdere borden tegelijk; dit biedt jou uitdaging en geeft je voldoening. Je werkt nauwkeurig en je neemt de verantwoordelijkheid over de zaken die op jouw pad komen of horen te komen. Je haalt energie uit het goed organiseren van zaken, orde aanbrengen en je vindt het prettig om processen in goede banen te leiden en te verbeteren.

De functie van bestuurssecretaresse een unieke en veelzijdige functie. Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• Agendabeheer van het bestuur; bewaken van de voortgang en planning;
• Vergaderingen en representatieve taken plannen en voorbereiden;
• Faciliteren van vergaderingen; reserveren van vergaderzalen, lunch, etcetera;
• Mailbox beheer en hierop actie ondernemen;
• Verzorgen van diverse correspondentie;
• Je bent het visitekaartje van het bestuur; je fungeert tactvol als ‘gatekeeper’ voor interne en externe contacten;
• Verzorgen dagelijkse zaken op kantoor;
• Het behandelen van alle voorkomende kabinetszaken, waaronder aanvragen Koninklijke Onderscheidingen.

Wat je meeneemt

• HAVO/VWO diploma, aangevuld met secretaresse opleiding;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
• Je bent zelfstandig en flexibel en je kunt goed omgaan met verandering;
• Je communiceert makkelijk met een diversiteit aan mensen en je beweegt je zonder moeite  binnen de organisatie; ervaring met het werken bij een gemeente is een pre;
• Je houdt van aanpakken, maar vooral van afronden;
• Je schrikt er niet van als jouw planning volledig over de kop gegooid wordt door een spoedklus en jij weet als geen ander prioriteiten te stellen;
• Accurate, flexibele en integere opstelling.

Wat hebben wij jou te bieden

We willen dat je plezier hebt in je werk! Dat plezier bestaat bij ons uit prettige collega’s, een open en informele werksfeer waarin we van en met elkaar leren én een inhoudelijk interessante en veelzijdige baan. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van onze gemeente, prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen.

Wat hebben wij jou nog meer te bieden:

• In ons mooie gemeentehuis in Beetsterzwaag werk je nauw samen met 6 collega’s;

• De functie is ingeschaald in schaal 7. Dit betekent een salaris van tussen de € 2.255,-  en € 3.301,- bruto per maand op basis van 36 uur per week;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris. Jij kiest zelf wat je met dit budget doet. In dit budget is bijvoorbeeld vakantiegeld en de eindejaarsuitkering opgenomen. Ook kun je extra verlof kopen. Je neemt deel aan de pensioenregeling bij het ABP;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het volgen van diverse cursussen en trainingen. Leren van en met elkaar staat bij ons voorop: samen gaan we voor het beste resultaat;
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar; wanneer we een match zijn wordt dit op omgezet naar onbepaalde tijd;
• We hebben flexibele werktijden! In overleg met je collega’s kun je privé en werk goed combineren.

Heb je nog vragen?

Bel even met Pieter de Vries (teammanager) of stuur hem een appje via 06-51892537.

Solliciteren

Solliciteer op een manier die bij jou past; dit mag met een brief en cv, een sollicitatievideo of op een andere manier. Wij laten ons graag verrassen! Jouw reactie is welkom tot en met 5 maart 2023 via www.werkeninfriesland.nl(externe link)